# La limitation de la conservation

Les données ne sont conservées que pendant la durée nécessaire à la poursuite de la finalité. Lorsque l’objectif est atteint, les données doivent être supprimées ou anonymisées.

A noter que la durée de conservation d’une donnée peut varier en fonction des objectifs poursuivis. L’image d’un employé recueillie via la vidéosurveillance sera conservée un mois alors que la photo de ce même employé dans l’annuaire professionnel sera conservée toute la durée de son contrat de travail.

Le cycle de vie de la donnée peut être distinguée en trois phases successives :

  • Conservation en base active : les données sont utilisées pour les besoins courants de l’activité
  • Conservation en base d’archives intermédiaires : les données sont conservées pour une utilité administrative ou légale, sur un support différent et/ou selon des règles d’accès distinctes (conservation imposée par la loi, en cas d’audit ou de procédure judiciaire…)
  • Conservation en base d’archives définitives : les données sont gardées de manière définitive sous forme anonymisée et lorsque c’est impossible, sous forme pseudonymisée, et lorsque c’est impossible, sous une forme respectant le principe de minimisation des données. Cette conservation est possible dans trois cas :
  • Archives dans l’intérêt public
  • Recherches scientifiques ou historiques
  • Statistiques

Il convient de distinguer l’anonymisation de la pseudonymisation des données. L’anonymisation est une technique appliquée aux données à caractère personnel afin d’empêcher leur identification de façon irréversible. En l’absence de ce critère d’irréversibilité, les techniques mises en place relèvent de la pseudonymisation.

Enfin, il convient de différencier la sauvegarde de l’archivage : la sauvegarde correspond à la copie des données d’usage courant de l’organisme afin de pouvoir restaurer des données qui seraient perdues ou endommagées. L’archivage correspond à l’enregistrement de données spécialement sélectionnées dans l’objectif d’un accès ultérieur ou pour des raisons légales. Il concerne les données qui ne sont plus d’usage courant. La sauvegarde est donc une copie alors que l’archivage concerne les documents originaux.